Veřejné listiny (jedná se zejména o listiny vydané soudy, notářské listiny a listiny vydané správními úřady), které byly vydány na území jednoho státu, a které mají být předloženy na území jiného státu, musí být pro tyto účely opatřeny buď tzv. Apostilou (podle Úmluvy zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, č. 45/1999 Sb., anebo tzv. superlegalizací (podle § 62 zákona č. 97/1963 Sb., o mezinárodním právu soukromém a procesním). Výjimka z tohoto pravidla platí pro země, se kterými má Česká republika uzavřenou dvoustrannou smlouvu o právní pomoci, v které je upraveno osvobození od ověřování. V takovém případě může být veřejná listina vydána na území jednoho státu použita na území druhého státu bez dalšího ověření. V této souvislosti lze podotknout,že notářské listiny, které mají být použity v cizině, musí být podepsány jedině notářem, případně jeho zástupcem ustanoveným podle § 24 notářského řádu.
I. Seznam států, s nimiž má Česká republika smlouvu o právní pomoci,
na základě které se až na výjimky nevyžaduje ověření listin:
- Afganistán (č. 44/1993 Sb.)
dosud neodpověděli na nabídku ČR jednat v důsledku rozpadu ČSFR o sukcesi do smlouvy – doporučuje se listiny ověřit - Albánie (č. 97/1960 Sb.)
- Alžírsko (17/1984 Sb.)
- Belgie(č. 59/1986 Sb.)
osvobození se týká jen listin vydaných nebo ověřených (i podpisy) justičními orgány (viz čl. 13 Smlouvy), ostatní listiny Apostila - Bulharsko(č. 3/1978 Sb.)
v praxi většinou požadována Apostila - Francie(č. 83/1985 Sb.)
- Itálie(č. 508/1990 Sb.)
jen v případě dožádání (viz. čl. 13 Smlouvy), v ostatních případech Apostila - Jemen(č. 76/1990 Sb.)
- Jugoslávie(č. 207/1964 Sb.)
platí pro všechny nástupnické státy - KLDR (Severní Korea)(č. 93/1989 Sb.)
- Kuba(č. 80/1981 Sb.)
dosud neodpověděli na nabídku ČR jednat v důsledku rozpadu ČSFR o sukcesi do smlouvy – doporučuje se listiny ověřit - Kypr(č. 96/1983 Sb.)
v praxi často požadována Apostila - Maďarsko(č. 63/1990 Sb.)
- Mongolsko(č. 106/1978 Sb.)
- Polsko(č. 42/1989 Sb.)
- Portugalsko(č. 22/1931 Sb.)
osvobození se týká pouze listin vydaných nebo ověřených soudy nebo správ. orgány, pokud budou použity před soudy druhého státu (viz. čl. 7 Smlouvy), notářské listiny a ostatní – Apostila - Rakousko(č. 9/1963 Sb.)
osvobození se týká pouze listin vydaných nebo ověřených (včetně podpisů) soudy nebo správními orgány, pokud budou použity před soudy nebo správními úřady druhého státu, ostatní listiny Apostila - Rumunsko(č. 1/1996 Sb.)
- Řecko(č. 102/1983 Sb.)
v praxi často požadována Apostila - Slovensko(č. 209/1983 Sb.)
- Sýrie(č. 8/1986 Sb.)
smlouva se dodržuje de facto - býv. SSSR(č. 95/1983 Sb.)
osvobození platí pouze pro Ruskou federaci a Bělorusko (na požádání ověřit Apostilou); Arménie, Ázerbajdžán, Estonsko, Kazachstán, Litva, Lotyšško – Apostila; Gruzie, Moldávie a zbývající asijské republiky – jednání o sukcesi dosud neukončena – superlegalizace - Španělsko(č. 6/1989 Sb.)
v praxi často požadována Apostila - Švýcarsko(č. 9/1928 Sb.)
osvobození se týká pouze listin vydaných nebo ověřených soudy (včetně listin podepsaných soudní kanceláří) nebo ústředním správním orgánem (viz. čl. 6 Smlouvy) – notář a ostatní Apostila - Ukrajina(č. 123/2002 Sb. m.s.)
osvobození platí pouze pro občanské věci, které jsou upraveny ve smlouvě (ne pro řízení před správními orgány) - Uzbekistán(č. 133/2003 Sb. m.s.)
osvobození platí pouze pro občanské věci, které jsou upraveny ve smlouvě (ne pro řízení před správními orgány) - Vietnam(č. 98/1984 Sb.)
V praxi bohužel dochází k tomu, ž orgány ve státech, kde by se podle dvoustranné smlouvy nemělo ověřovat, přesto ověření požadují (např. Kypr, Řecko, Maďarsko, Rusko, Bělorusko, Vietnam). Fakticky dodržují postup podle smlouvy pouze Francie, Rumunsko a Slovensko. Do arabských států doporučuje raději listiny ověřovat.
Dne 16.3.1999 vstoupila v platnost pro Českou republiku Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, přijatá v Haagu dne 5.10.1961 (č. 45/1999 Sb., dále je „Úmluva“). V souvislosti s tím došlo k určitému zjednodušení procesu ověřování cizích veřejných listin, jež mají být použity v těch státech, které jsou smluvními státy Úmluvy a s nimiž Česká republika nemá sjednáno osvobození od ověřování prostřednictvím dvoustranných smluv. Zjednodušení spočívá v provedení jediného formálního úkonu – opatření ověřované listiny ověřovací doložkou, tzv. Apostilou (čl. 3 odst. 1 a čl. 4 Úmluvy) Ověřovací doložku vystaví příslušný úřad státu, v němž byla listina vydána. V republice je tímto úřadem Ministerstvo spravedlnosti – mezinárodní odbor (pro listiny vydávané justičními orgány, včetně listin vydávaných nebo ověřovaných notáři).
II. Seznam smluvních států Úmluvy
Po otevření stránek se zobrazí modře zabarvené odkazy na jednotlivé oblasti informací týkajících se problematily ověřování listin (seznam smluvních států, seznam úřadů a úředníků oprávněných vystavovat Apostily, atd.)
Úmluva se nevztahuje na ověřování překladů veřejných listin do cizího jazyka. Proto se těm, kteří žádají o ověření listiny Apostilou doporučuje, aby si pořídili její překlad ve státě, kde budou listinu předkládat.
III. Vyšší ověření listiny – superlegalizace
(podle § 62 zákona č. 97/1963 Sb., o mezinárodním právu soukromém a procesním)
Tento způsob ověření se použije pro listiny, které mají být předloženy ve státech, s nimiž nemá Česká republika sjednáno osvobození od vyššího ověření prostřednictvím dvoustranné mezinárodní smlouvy, a které nejsou členskými státy Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin.
U justičních listin a listin vydaných nebo ověřovaných notáři provádí superlegalizaci Ministerstvo spravedlnosti ČR – mezinárodní odbor. Poté následuje další vyšší ověření Ministerstvem zahraničních věcí ČR a dále ověření zastupitelským úřadem státu, ve kterém má být listina použita.
Závěrem je nutné upozornit na skutečnost, že vstupem České republiky do Evropské unie nedošlo v oblasti ověřování listin doposud k změně, tedy i v rámci Evropské unie je nutné listiny ověřovat podle shora uvedených pravidel.