Veřejné listiny (jedná se zejména o listiny vydané soudy, notářské listiny a listiny vydané správními úřady), které byly vydány na území jednoho státu, a které mají být předloženy na území jiného státu, musí být pro tyto účely opatřeny buď tzv. Apostilou (podle Úmluvy zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, č. 45/1999 Sb., anebo tzv. superlegalizací (podle § 62 zákona č. 97/1963 Sb., o mezinárodním právu soukromém a procesním). Výjimka z tohoto pravidla platí pro země, se kterými má Česká republika uzavřenou dvoustrannou smlouvu o právní pomoci, v které je upraveno osvobození od ověřování. V takovém případě může být veřejná listina vydána na území jednoho státu použita na území druhého státu bez dalšího ověření. V této souvislosti lze podotknout,že notářské listiny, které mají být použity v cizině, musí být podepsány jedině notářem, případně jeho zástupcem ustanoveným podle § 24 notářského řádu.
Seznam států, s nimiž má Česká republika smlouvu o právní pomoci,
na základě které se až na výjimky nevyžaduje ověření listin:
- Afganistán (č. 44/1993 Sb.)
dosud neodpověděli na nabídku ČR jednat v důsledku rozpadu ČSFR o sukcesi do smlouvy – doporučuje se listiny ověřit - Albánie (č. 97/1960 Sb.)
- Alžírsko (17/1984 Sb.)
- Belgie (č. 59/1986 Sb.)
osvobození se týká jen listin vydaných nebo ověřených (i podpisy) justičními orgány (viz čl. 13 Smlouvy), ostatní listiny Apostila - Bulharsko (č. 3/1978 Sb.)
v praxi většinou požadována Apostila - Francie č. 83/1985 Sb.)
- Itálie (č. 508/1990 Sb.)
jen v případě dožádání (viz. čl. 13 Smlouvy), v ostatních případech Apostila - Jemen (č. 76/1990 Sb.)
- Jugoslávie (č. 207/1964 Sb.)
platí pro všechny nástupnické státy - KLDR (Severní Korea) (č. 93/1989 Sb.)
- Kuba (č. 80/1981 Sb.)
dosud neodpověděli na nabídku ČR jednat v důsledku rozpadu ČSFR o sukcesi do smlouvy – doporučuje se listiny ověřit - Kypr (č. 96/1983 Sb.)
v praxi často požadována Apostila - Maďarsko (č. 63/1990 Sb.)
- Mongolsko (č. 106/1978 Sb.)
- Polsko (č. 42/1989 Sb.)
- Portugalsko (č. 22/1931 Sb.)
osvobození se týká pouze listin vydaných nebo ověřených soudy nebo správ. orgány, pokud budou použity před soudy druhého státu (viz. čl. 7 Smlouvy), notářské listiny a ostatní – Apostila - Rakousko (č. 9/1963 Sb.)
osvobození se týká pouze listin vydaných nebo ověřených (včetně podpisů) soudy nebo správními orgány, pokud budou použity před soudy nebo správními úřady druhého státu, ostatní listiny Apostila - Rumunsko (č. 1/1996 Sb.)
- Řecko (č. 102/1983 Sb.)
v praxi často požadována Apostila - Slovensko (č. 209/1983 Sb.)
- Sýrie (č. 8/1986 Sb.)
smlouva se dodržuje de facto - býv. SSSR (č. 95/1983 Sb.)
osvobození platí pouze pro Ruskou federaci a Bělorusko (na požádání ověřit Apostilou); Arménie, Ázerbajdžán, Estonsko, Kazachstán, Litva, Lotyšško – Apostila; Gruzie, Moldávie a zbývající asijské republiky – jednání o sukcesi dosud neukončena – superlegalizace - Španělsko (č. 6/1989 Sb.)
v praxi často požadována Apostila - Švýcarsko (č. 9/1928 Sb.)
osvobození se týká pouze listin vydaných nebo ověřených soudy (včetně listin podepsaných soudní kanceláří) nebo ústředním správním orgánem (viz. čl. 6 Smlouvy) – notář a ostatní Apostila - Ukrajina (č. 123/2002 Sb. m.s.)
osvobození platí pouze pro občanské věci, které jsou upraveny ve smlouvě (ne pro řízení před správními orgány) - Uzbekistán (č. 133/2003 Sb. m.s.)
osvobození platí pouze pro občanské věci, které jsou upraveny ve smlouvě (ne pro řízení před správními orgány) - Vietnam (č. 98/1984 Sb.)
V praxi bohužel dochází k tomu, ž orgány ve státech, kde by se podle dvoustranné smlouvy nemělo ověřovat, přesto ověření požadují (např. Kypr, Řecko, Maďarsko, Rusko, Bělorusko, Vietnam). Fakticky dodržují postup podle smlouvy pouze Francie, Rumunsko a Slovensko. Do arabských států doporučuje raději listiny ověřovat.
Dne 16.3.1999 vstoupila v platnost pro Českou republiku Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, přijatá v Haagu dne 5.10.1961 (č. 45/1999 Sb., dále je „Úmluva“). V souvislosti s tím došlo k určitému zjednodušení procesu ověřování cizích veřejných listin, jež mají být použity v těch státech, které jsou smluvními státy Úmluvy a s nimiž Česká republika nemá sjednáno osvobození od ověřování prostřednictvím dvoustranných smluv. Zjednodušení spočívá v provedení jediného formálního úkonu – opatření ověřované listiny ověřovací doložkou, tzv. Apostilou (čl. 3 odst. 1 a čl. 4 Úmluvy) Ověřovací doložku vystaví příslušný úřad státu, v němž byla listina vydána. V republice je tímto úřadem Ministerstvo spravedlnosti – mezinárodní odbor (pro listiny vydávané justičními orgány, včetně listin vydávaných nebo ověřovaných notáři).
Seznam smluvních států Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin
Aktuální seznam smluvních států Úmluvy
Seznam smluvních států Úmluvy a jejcih příslušných apostilních úřadů
Po otevření stránek se zobrazí modře zabarvené odkazy na jednotlivé oblasti informací týkajících se problematily ověřování listin (seznam smluvních států, seznam úřadů a úředníků oprávněných vystavovat Apostily, atd.)
Úmluva se nevztahuje na ověřování překladů veřejných listin do cizího jazyka. Proto se těm, kteří žádají o ověření listiny Apostilou doporučuje, aby si pořídili její překlad ve státě, kde budou listinu předkládat.
Vyšší ověření listiny – superlegalizace
(podle § 62 zákona č. 97/1963 Sb., o mezinárodním právu soukromém a procesním)
Tento způsob ověření se použije pro listiny, které mají být předloženy ve státech, s nimiž nemá Česká republika sjednáno osvobození od vyššího ověření prostřednictvím dvoustranné mezinárodní smlouvy, a které nejsou členskými státy Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin.
U justičních listin a listin vydaných nebo ověřovaných notáři provádí superlegalizaci Ministerstvo spravedlnosti ČR – mezinárodní odbor. Poté následuje další vyšší ověření Ministerstvem zahraničních věcí ČR a dále ověření zastupitelským úřadem státu, ve kterém má být listina použita.
Závěrem je nutné upozornit na skutečnost, že vstupem České republiky do Evropské unie nedošlo v oblasti ověřování listin doposud k změně, tedy i v rámci Evropské unie je nutné listiny ověřovat podle shora uvedených pravidel.